Ett tidrapporteringsprogram är ett bra alternativ för alla företag som vill minimera risken för enkla misstag som kan ske vid manuellt arbete. Det finns både enklare och mer komplexa program vad gäller tidrapportering. En bra start är att skriva ihop en brief, punkta upp vad ni har för behov, vilka delar är viktigt och vilka är mindre viktiga. Underlaget hjälper er i processen med att navigera bland olika leverantörer på marknaden för att tillslut lyckas hitta det rätta tidrapporteringsprogrammet för just er verksamhet.
Med tanke på att det finns många programleverantörer som erbjuder tidrapporteringsverktyg kan det vara svårt att hitta det mest lämpade verktyget för ens verksamhet. Här på programguiden har vi försökt kartlägga och analysera olika leveratörer på marknaden där vi sammanställt de topp 10 bästa tidrapporteringsprogrammen så att det ska bli lättare för dig att navigera. Tidrapporteringsprogram finns tillgängligt för i princip alla företagsstorlekar och branscher. Det är viktigt att se över prismodeller så att du inte ligger och betalar för funktioner ni ej har användning för.
Med Qbis Tidrapportering får du ett smidigt och enkelt tidrapporteringsprogram som effektiviserar tidrapporteringen med hjälp av integrationer mot lön -och faktureringsprogram.
Vad är ett tidrapporteringsprogram?
Ett tidrapporteringssystem hjälper dig minimera manuellt administrativt arbete då de automatiserar den större delen kring just tidrapportering samt generation av löneunderlag.
- Registrering av tid
- Genererar automatiskt underlag för lön och bokföring.
- Chefen får enkelt koll på både den arbetade tiden men också avvikelser såsom ex. frånvaro .
Att låta dina medarbetare tidrapportera är viktigt ur många aspekter. Redovisad tid ger dig ett bra underlag för lön samt där du som administratör enkelt kan få reda på avvikelser samt ev flex- och komptimmar. Du får lättare koll på verksamhetens lönsamhet med hjälp av specificeringar av hur många arbetstimmar som lagts på respektive arbetsuppgifter. Det gör det lättare att effektivisera och få kontroll på personalstyrkan.
Det finns fortfarande många företag som använder sig av papper och penna för att tidrapportera trots att marknaden erbjuder en hel uppsjö med olika digitala verktyg för tidrapportering. Med ett bra tidrapporteringsprogram slipper ni jaga in underlag för lön, då lönefilerna genereras automatiskt och allt underlag finns tillgängligt direkt i programmet.
Vad gör ett tidrapporteringsprogram och hur fungerar det?
Grunden för ett tidrapporteringsprogram är ofta ganska snarlik men det finns en del andra funktioner som de också kan erbjuda, ex. Projekthantering, faktura generering, schemaläggning osv. Detta kan ju givetvis skilja sig åt. Vad ni har behov beror ju på vad ni har för rutiner, ex. Om ni arbetar inom projektrelaterade verksamheter eller om ni outsourcar lön till en extern lönebyrå. Den främsta uppgiften med ett tidrapporteringssystem är att se till att öka lönsamheten för verksamheten genom att effektivisera och automatisera de största delarna med tidrapporteringen.
Det som du främst behöver tänka på är att köpa ett tidrapporteringsprogram som är enkelt och utgår från era rutiner och processer, finns det möjlighet att kundanpsssa programmet så att ni får ut det som ni har nytta av. Många leverantörer erbjuder färdiga paketerbjudande som uppfyller nästintill 90% av alla era behov, de resterande 10% kan lätt missas. Många leverantörer erbjuder det mesta gällande tidsregistrering och schemaläggning men ingen bra fungerade attestfunktion, detta kan göra att det hela brister. Nedan finner du några tips på vad som kan vara bra att ha utifrån verksamhetens behov:
För verksamheter som arbetar med att fakturera tid och har anställda
- Schemaläggningsfunktion
- Attestering av avvikelser
- Digital signering
- Hantering av reseräkning och utlägg
- Integration till ditt lönesystem eller bokföringsbolag
- Kan man skapa arbetsordrar?
- Ingår personalliggare eller måste det köpas till?
För verksamheter som vill ha ett enklare tidrapporteringsprogram
- Kan lönebyrån läsa in tidrapporten direkt från systemet?
- Finns det tillgång till olika behörighetsnivåer?
- Generation av fakturor och löneunderlag
- Hur rapporteras tiden?
- Projekthantering
Fördelarna med ett tidrapporterigsprogram
Tidrapporteringsprogram besitter många olika funktioner och fördelar som både hjälper och effektiviserar tidrapporteringen för många företag. Nedan finner du en lista på de mest fördelaktiga funktionerna ett tidrapporteringsprogram erbjuder.
Automatiserad tidrapportering
Ett tidrapporteringsprogram låter dina medarbetare enkelt registrera sin arbetstid genom ett användarvänligt gränssnitt. Du kan dessutom integrera programmet till dina andra företagssystem för att automatisera insamlingen av tidrapporter.
Hantering av projekt- och arbetsordrar
Vissa tidrapporteringssprogram erbjuder möjligheten att hantera projekt- och arbetsordrar, detta ger dig en tydlig översikt över hur mycket tid som spenderas per projekt, arbetsuppgifter och kunder. Detta underlättar planeringen av projekt samt övervakning av framsteg och ev. hinder i arbetet.
Integration mot schemaläggning och resursallokering
Tidrapporteringsprogram som erbjuder möjligheten att integrera en schemaläggningsfunktion gör att de blir betydligt enklare för dig att planera och tilldela resurser till olika arbetsuppgifter. På så sätt undviker du ev. överbelastning av din personal samt att du säkerhetsställer en optimal användning av dina resurser.
Analyser och uttag av rapporter
Ett tidrapporteringsprogram genererar detaljerade rapporter och analyser kring hur tiden spenderats inom organisationen. Det ger dig insikter i hur tiden fördelats, hur produktiviteten sett ut samt andra viktiga parametrar som kan användas för att identifiera ev. förbättringsområden.
Integration mot faktureringssystem
Genom att upprätta en integration från tidrapporteringsprogrammet till ditt faktureringssystem kan ni enkelt få era fakturor automatiskt genererade baserat på den arbetade tiden. Detta säkerställer ett korrekt och rättvist fakturaunderlag som minskar risken för felfakturering.
Mobilappar för tidrapportering
Många tidrapporteringsprogram erbjuder mobilappar som gör det enkelt för dina medarbetare att registrera sin tid även när de ej befinner sig på plats. En flexibel lösning som uppdaterar tidrapporter i realtid, vilket passar bra för de medarbetare som arbetar ute på olika platser.
–
Här hos programguiden kan du enkelt gå in och se över vilka funktioner som inkluderas hos de olika leverantörerna, det gör det lättare att snabbt se vilka funktioner som ingår och det blir betydligt enklare att jämföra.