Ett personalhanteringssystem finns till för att underlätta för både dina medarbetare och för dig som chef. I programmet samlas all information kring personalen, vad rör arbetad tid, avvikelser och mycket mer. Det administrativa arbetet effektiviseras och ni sparar in tid samtidigt som både du och dina medarbetare får en tydlig och klar översikt. Det är viktigt att du väljer rätt personalhanteringssystem utifrån din verksamhets behov och arbetssätt. På den svenska marknaden finns det många olika lösningar som går att anpassa och skräddarsy efter era behov. Ett personalhanteringssystem har ofta många olika funktioner och användningsområden, schemaläggning, tidrapportering samt hantering av anställningar och dokument är några av de funktioner som ett personalhanteringssystem kan erbjuda.
Ett välvalt personalhanteringssystem kan hjälpa ditt företag att automatisera och effektivisera personalprocesser, vilket sparar både tid och resurser samtidigt som det säkerställer korrekthet och att arbetslagar och -regler följs. För att säkerhetsställa att man gör rätt val är det en bra idé att ta reda på hur ert arbetsflöde och processer ser ut inom just ditt företag. Vill ni upprätta ev. Integrationer? Ska systemet kunna tillsätta personal på arbetspass automatiskt? Vill ni kunna signera dokument och lagra dem i systemet? När ni kartlagt era behov genomför ni noggranna jämförelser mellan de olika leverantörerna ni kommit fram till utifrån den kravspec ni tagit fram. På så sätt blir det lättare att komma fram till det rätta beslutet för just er verksamhet. Vi på Programguiden har samlat de topp 10 bästa personalhanteringssystemen på marknaden för att göra de hela arbetet med att hitta rätt system lite enklare.
Vad är ett personalhanteringssystem?
Ett personalhanteringssystem är en mjukvarulösning som används av företag, både stora som små, för att hantera olika delar av sin personaladministration. Det fungerar som en centraliserad databas där ett brett utbud av funktioner finns tillgängliga för att underlätta vid nyanställningar, schemaläggning, tidrapportering och lönehantering för dina anställda. Ett välvalt personalhanteringssystem kan hjälpa ditt företag automatisera och effektivisera era personalprocesser, vilket sparar in både tid och resurser samtidigt som det säkerställer korrekta underlag och att arbetslagar och -regler följs.
Fördelarna med ett personalhanteringssystem
Att använda sig av ett personalhanteringssystem i sin verksamhet har många fördelar. Många delar automatiseras och därmed effektiviseras, mycket av det manuella arbetet minskas drastiskt och det blir mer tid över till annat. Ni får dessutom en tydligare överblick och mer exakt och pålitlig data vilket minskar risken för felsteg.
Förbättrad effektivitet och produktivitet
Personalhanteringssystemet hjälper dig genom att automatisera många processer som ex. tidrapportering, lönehantering och personaldokumentation. På så sätt minskar ni ner på det manuella administrativa arbetet. Vilket i sin tur frigör tid över till annat, då kan ni istället fokusera på att utveckla och förbättra er verksamhet i form av ex. Tillväxt och fokusera på att nå övriga interna mål.
Bättre datahantering och rapportering
Ett personalhanteringssystem samlar all data rörande dina medarbetare på en och samma plats vilket möjliggör en förbättrad datahantering och rapportering. Det blir enklare att göra analyser och ta ut rapporter för personalen för att se ex. Schemalagd tid, arbetad tid och avvikelser samt generella löneunderlag. Informationen som genereras blir dessutom mer exakt och risken för felsteg minskar drastiskt.
Hjälper er se till att arbetslagar och -regler följs
Ett personalhanteringssystem hjälper er säkerhetsställa att ni följer arbetslagar och övriga regler genom att automatisera processer som är mer känsliga för ev. Misstag. Programmet kan hantera både anställningsavtal, deklarationer, personuppgifter enligt GDPR m.m. En korrekt hantering av information minskar risken för ev. Böter eller rättsliga tvister.
Hur väljer du rätt personalhanteringssystem?
Att välja rätt personalhanteringssystem är en viktig uppgift. Ett noga utvalt personalhanteringssystem kan hjälpa ditt företag effektivisera och automatisera processer som i sin tur sparar in tid för hela verksamheten. Här är några faktorer att överväga när man gör valet:
Definiera företagets behov och mål
Innan ni beslutar er för ett personalhanteringssystem är det viktigt att ni kommit fram till vad ni vill få ut av programmet genom att definiera era behov och mål internt. Vilka HR-processer behöver förbättras? Vilka funktioner och kapabiliteter är viktigast? Vad kan ni skippa? Genom att ha klara riktlinjer kan man fokusera på att hitta ett system som bäst uppfyller era krav inom verksamheten.
Utvärdera leverantörer och dess system
Det finns otroligt många olika leverantörer av personalhanteringssystem på marknaden. Det är viktigt att göra en noggrann kartläggning av marknaden för att slutligen göra noggranna utvärderingar av de olika alternativen. Jämför till exempel utbudet av funktioner, priser (pris trappor), kundrecensioner och leverantörens rykte. Be om demonstrationer och prova utvalda system innan ni tar ett beslut.
Kan programmet integreras med era befintliga system?
Om ni redan använder er av andra system eller program, exempelvis som ett löneprogram är det viktigt att det nya personalhanteringssystemet som ni beslutar er för kan sömlöst integreras mot detta system. På så sätt minimerar ni dubbelarbete och säkerställer dessutom en korrekt dataöverföring.
Kostnad vs nyttjandegrad
Kostnaden för ett personalhanteringssystem kan variera beroende på vad systemet erbjuder för funktioner och huruvida de är uppbyggt med ex. Moduler eller annan anpassningsbar lösning eller ej. Det är viktigt att utvärdera kostnaden i förhållande till den förväntade nyttjandegraden. Ta hänsyn till potentiella tidsbesparingar och effektivitetsförbättringar i invägandet av beslutet.