Den Ultimata Guiden till Tidrapportering 2021

Det finns onekligen många sätt att hantera tidrapporteringen. Vissa behöver ett verktyg för väldigt specifika behov (arbetsorder). Vissa vill ha tidrapportering mot kunder (projekt). Den stora mängden som tidrapporterar i Sverige idag gör det faktiskt med excel-dokument.

Det finns många fördelar med excel, det är enkelt att skapa en tydlig mall – och excelmallen kan göras komplex om verksamheten behöver det. Excel-mallar kan anpassas mot den specifika verksamheten man bedriver. För vissa verksamheter finns det ingen ersättare mot excel-bladen.

Men, för de hundratusentals svenskar som idag tidrapporterar med excel och som inte jobbar med ytterst komplexa arbetstyper och tider så kan man spara mycket tid och pengar genom att investera i ett digitalt verktyg för att hantera tidrapporten.

Arbetsgivaren har även den mycket att spara – den genomsnittliga medarbetaren som tidrapporterar med excel lägger 4% av sin arbetstid på att sköta rapporteringen. Det är mer än 6h varje månad, ett digitalt verktyg reducerar tiden med ca 80% för medarbetaren. Det är många timmar varje månad som verksamheten kan lägga på viktigare saker.

Även administratörerna och lönepersonalen får ett enklare och effektivare arbetssätt. Uträkningar kan i högre grad automatiseras och fel som orsakas av den mänskliga faktorn sjunker drastiskt.

Alla vinner på att investera i ett pålitligt och smart tidrapporteringsverktyg. När du kommit så långt att du bestämt dig för att investera i ett tidrapporteringsverktyg så kommer nästa huvudvärk.. Vilket system ska vi använda?

I Sverige finns det just nu fler än 50 olika tidrapporteringssystem, alla med olika design, funktioner och priser. Det tar lång tid för någon att hitta rätt, att granska och testa alla olika system tar orimligt lång tid vilket innebär att ingen gör det. Istället kollar man på 3st system, begär in offerter och väljer det man tycker passar bäst av de tre.

Problemet här blir naturligtvis att man inte väljer det som egentligen skulle passat bäst för ens verksamhet. Att endast kolla på 3/50 är förståeligt med tanke på hur lång tid det tar att utvärdera. Men det är där vi kommer in. www.programguiden.se är till för att underlätta ditt val av tidrapporterings & andra personalhanteringssystem.

Vi är branschexperter och har över 15 års erfarenhet av tidrapporteringsprogram, schemaläggningsprogram, HR-system, löneprogram och administrationsprogram.

I den här artikeln kommer vi att gå igenom de olika viktiga vägvalen du måste göra när du utvärderar ett system och vi guidar dig genom djungeln av begrepp och prismodeller.

Så häng på, ta en kopp kaffe och byt ibland mus-arm (mycket skrollande).

Tidrapportering – olika användningsområden

Det finns ett antal olika anledningar till att en verksamhet vill att medarbetarna rapporterar sina tider. Det mest självklara är såklart för att ha underlag inför lönekörning. Medarbetarna är ju trots allt anställda utifrån arbetstid och det finns ju en direkt korrelation mellan lön och arbetstid under en given månad.

Det kan uppfattas enkelt från medarbetarens håll att köra lön, men det är oftast betydligt mer komplext än vad de flesta tror. Kollektivavtalsregler, sjukdom, semesterberäkningar och mycket annat gör det svårt att få bra koll på medarbetarnas tider (och lön) om man inte gör lönerna och uträkningarna manuellt.

Att göra löner manuellt är inte rätt väg att gå, speciellt inte för de verksamheter som har fler än 10 anställda. Då tar det plötsligt upp en stor del av arbetsdagen, att bara räkna lön.

Det finns även de verksamheter som går ett steg till med tidrapporteringen. De använder tiderna som underlag för faktureringen till sina kunder. Det kanske är ett konsultbolag som hyr ut sina medarbetare till företag.

Du kan även gå ett steg längre och börja använda tidrapporteringen för verksamhetsutvecklande uppgifter, som att göra data-analyser för att försöka öka produktiviteten och för att identifiera bristande rutiner. Hursomhelst så behöver de olika användningsområdena helt enkelt olika komplicerade tidrapporteringssystem.

Att tänka på när du väljer tidrapporteringssystem

Det finns ett antal viktiga frågor du behöver ställa dig själv inför valet av tidrapporteringssystem. Under listan kommer vi gå igenom varje fråga mer detaljerat.

  • Vad vill jag få ut av tidrapporteringsprogrammet?
  • Hur mycket är det värt för organisationen att ha ett väl optimerat tidrapporteringssystem?
  • Vad är jag villig att betala för ett system?
  • Hur viktigt är det att systemet kan automatisera saker som uträkning av olika ersättningsmodeller (t.ex OB, Jour, Röda dagar, osv).
  • Har jag den kompetens som krävs för att införa ett system?
  • Hur är medarbetarnas inställning till tidrapportering?

Vad vill jag få ut av tidrapporteringsprogrammet?

Detta är den första och sannolikt den viktigaste frågan du behöver ställa dig själv. Nedan kommer en tabell med några olika scenarion och hur det påverkar ditt val av system.

ResultatHur det påverkar valet av system
Reducera tiden som läggs på tidrapporteringHär är det viktigt att använda ett program som är användarvänligt för medarbetaren och för chefen som ska attestera. Helst ska en mobilapp finnas.
Öka pålitligheten av tidrapporternaHär behövs ett tidrapporteringsverktyg som ger så nära faktiskt arbetad tid som det går. Stämpelklocka/stämpelterminal är oftast ett bra alternativ här.
Få bättre koll på medarbetarnas tiderSom ovanstående är det att rekommendera en stämpelklocka här.
Automatisera löneberäkningenHär är det viktigare att se över vilken leverantör man väljer snarare än själva tidrapporteringsprogrammet. Det behöver finnas en stark och välbeprövad beräkningsmotor.
Spara pengarHär är det viktigt att välja ett helhetssystem som hanterar schemaläggning, HR och tidrapportering allt i ett. Då kan man spara pengar via schemaläggningen, och löneberäkningen.
Vi vill bara komma bort från excelVälj ett enkelt och billigt system, se över så att funktionerna ni byggt i excel även stödjs via tidrapporteringsprogrammet.
Vi behöver bättre faktureringsunderlagSe till så att leverantören har befintliga kunder som arbetar med faktureringsunderlag, alla tidrapporteringslösningar har inte denna funktionen.

Lämna en kommentar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *