Den Ultimata Guiden till Stämpelklockor 2021

Det finns många stämpelklockor på den Svenska marknaden och det kan vara svårt att veta vad som skiljer dem åt.

Stämpelklockor registrerar tiden som medarbetaren arbetar, detta genom att medarbetaren stämplar/checkar in och ut vid början respektive slutet på arbetsdagen.

Vissa stämplar även under arbetsdagen, t.ex lunch eller rast, osv.
Fördelen med att använda en stämpelklocka är att tiderna blir rätt och man sparar mycket tid som administratör med att skicka ut samma tråkiga påminnelser om att tidrapporterna ska skickas in.

Även medarbetarna får det enklare, de vet att rätt tider registreras och att de får betalt för den tiden de jobbar. Inom många branscher med komplexa kollektivavtal med olika ersättning på olika tider på dygnet och med jour/förskjutna skift blir det hela mycket enklare att hantera med rätt stämpelklocka.

Jag skriver rätt stämpelklocka för det finns många stämpelklockor som säljs idag som egentligen inte borde säljas. 10-20 år gamla klockor med gammal teknologi som snarare stjälper administrationsarbetet.

En modern stämpelklocka ska idag vara kopplad till medarbetarens schema, även om medarbetaren endast jobbat 8-17 är det viktigt att stämpelklockan är medveten om när medarbetaren är sjuk, ledig, osv. Annars skapas merjobb för administratören och medarbetaren som måste komma ihåg att uppdatera lönefilen innan den skickas till banken.

Det finns många olika leverantörer av stämpelklockor, här är de viktigaste att känna till:

Ovan ser du en sammanställning på de vanligaste stämpelklocke-leverantörerna i Sverige. Du ser också en estimerad månadskostnad och ett betyg. Även om alla leverantörer inte säger sig ha ett månadspris så brukar det ändå bli så i slutändan.

De som inte använder ett månadspris vid införsäljningen tenderar att inte erbjuda support, något som är extremt viktigt om man antingen ska föra över till ett lönesystem (kopplingen behöver underhållas och uppdateras). Men också om man går efter ett kollektivavtal och det sker förändringar i hur tiderna ska beräknas så måste man ändra i systemet för stämpelklockan.

Betyget som sätts på leverantörerna kan verka godtyckligt, men låt oss förklara hur vi kom fram till betygen för de olika leverantörerna.

De faktorer vi tar i beräkning när vi sätter betyg är följande:

• Funktioner
  – Kan stämpelklockan kopplas till ett schema för medarbetaren?
  – Kan stämpelklockan känna av eventuella schema-ändringar eller avvikelser?
  – Stödjer stämpelklockan registrering av konsulter/praktikanter?
  – Finns det några begränsningar i hur många som kan använda stämpelklockan?
  – Vilka identifikationssätt finns det? (fingeravtryck, rfid, kod, magnetkort, ansiktsigenkänning, etc)
  – Finns det begränsningar i hur många stämplingar en medarbetare kan göra?
  – Kan medarbetaren stämpla mellan olika kostnadsställen?
  – Kan medarbetaren stämpla på ett annat juridisk bolag?
  – Kan medarbetaren stämpla utan arbetspass inlagt?
  – Kan stämpelklockan konfigureras mot flera kollektivavtal och flera varianter av avtalet?
  – Stödjer stämpelklockan lokala överenskommelser?
  – Kan medarbetarna få en rapport på sina stämplade tider? Via App?
  – Kan man exportera färdiga löneunderlag till ett lönesystem?
• Hårdvara
  – Behöver stämpelklockan nätverkssladd eller räcker det med Wi-Fi?
  – Fungerar stämpelklockan på batteridrift om elen skulle slås ut?
  – Är stämpelklockan byggd på ett tåligt sätt som funkar för flertalet olika branscher och miljöer?
  – Hur länge håller en stämpelklocka? Finns garantier?
  – Är stämpelklockan molnbaserad eller krävs det manuell datahantering via USB?
• Pris
  – Vad baseras priset på? Pris per anställd eller pris per stämpelklocka + supportavtal?
  – Vilka moduler finns att köpa till?
  

Baserat på dessa faktorer kan vi sätta enskilda betyg på leverantörerna (i alla fall utifrån den information vi får när vi frågar leverantörerna).

De vanligaste misstagen man kan göra när man köper in stämpelklockor eller stämpelterminaler är att enbart gå efter pris och tro att alla är lika. Det är väldigt stora skillnader på marknaden och oftast finns det mycket tid att spara på att införskaffa ett tidrapporteringssystem som stämpelklocka men då gäller det att man investerar i systemet och processen. Det är inte ovanligt att man ser stora besparingar i personalkostnader och administrationstid.

Med de bästa leverantörerna kan man få upp mellan 5-8% minskad lönekostnad varje månad och ca 80-85% reducerad administrationstid.