Kravspecen, tips 26:

Analysprogram

För de mindre företagen finns verktyg av typ Se om ditt företag som är specialgjorda för analys, budget, prognoser och simuleringar. I vissa ekonomisystem finns möjligheter att konstruera rapporter, använda alternativa budgetar och mer eller mindre flexibel grafik. Den som är händig i att använda program av typ Excel, kan bygga egna analyser. Grafiken i Excel är ju utomordentlig och lättanvänd.

Men visst är det oftare konsulter och revisorer som tar fram den här typen av information. Revisorerna borde göra det mer än de gör, inget går upp mot lättförståeliga uppställningar, begriplig text och grafik när revisorn ska visa för klienten hur det egentligen står till med företaget.

Rapporter från bokföringen

Men det finns ju möjligheter att göra rapporter direkt i ekonomisystemet. Trots att ett antal ekonomisystem skryter med att de har rapportgeneratorer och grafik, så är rapportgeneratorn ofta bara en kolumnväljare och inte en riktig rapportgenerator och definitivt inte ett analysverktyg.

I bästa fall finns det en finansieringsanalys på det sättet som revisorerna vill ha den.

Likviditetsfrågor

Många av frågorna handlar om likviditet - att få pengarna att räcka till. Det har blivit så att det på kort sikt är betydligt viktigare med likviditet än lönsamhet.

I de här sammanhangen är en stor del av nyttan med programmen att man faktiskt sätter sig ner och analyserar företagets situation. För den ovane måste det vara lätt att snabbt få fram något slags resultat så att det förbättrar humöret så pass att man fortsätter analysen.

Möjligheten att ändra en siffra i bilden, som innebär att stapeldiagramdiagrammet förändras direkt. Det piggar upp den nye användaren. När väl intresset är väckt är det lättare att leka vidare.

Avancerade analysprogram

Om ekonomisystemet lagrar data i ett allmänt gångbar databas kan analyssystemet läsa från samma fil. Att hämta siffrorna direkt från källan innebär att man inte behöver bekymra sig om de är aktuella eller inte. Det som finns i datorn kan avläsas av analyssystemet samtidigt som det registreras.

Direkt från källan

Att filerna kan läsas av andra program eller inte har inget att göra med priset på ekonomiprogrammet. Det är snarare så att det kan skönjas en begynnande standardisering. I de program som utvecklas nu finns oftare ett filformat som kan läsas av många program.

Till yttermera visso har en del ekonomisystem Microsoft Access som databas. Den som då har tillgång till och kunskaper i Access kan manipulera data och skräddarsy rapporter på alla sätt och vis.

Fortfarande måste dock grunddata finnas i systemet. Skall det till exempel göras en analys som baseras på antal enheter, måste också den uppgiften finnas lagrad i systemet.

Välj fortsättning: