Kravspecen, tips 21:

Löneprogram

Det har varit relativt ovanligt att småföretagaren kostat på sig ett löneprogram. Det kan bero på att ett bra löneprogram är relativt dyrt. Det finns emellertid billigare program och då borde det vara intressant även för ett litet företag med bara några få anställda.

Ett traditionellt löneprogram består av ett antal register, löneberäkningsdel samt möjligheter att skriva ut lönebesked, kontrolluppgifter och underlag för redovisningar till skattemyndigheten.

Löneartsregister

I grunden finns det två register som är kärnan i ett löneprogram, personregister och ett så kallat löneartsregister.

I personregistret registreras alla data om den anställde som behövs för löneutbetalning och uppgifter till skattemyndigheten. Det är exempelvis personnummer, bankkonto, hemortskommun, skattetabell, jämkning och kvarskatt.

För att registrera rätt lön behövs arbetsschema, avtalsområde, månads- eller timlön. Här finns också uppgifter och statistik om sjukfrånvaro, semester och en del andra uppgifter om till exempel utbildning.

Hjärtat i löneprogrammet är löneartsregistret. Löneart är en kod som talar om för programmet vilken typ av lön, ersättning eller avdrag som avses. Löneart 40 kan vara månadslön, löneart 210 kan vara övertid. Övertidsersättning består av en formel som baseras på lönen, den formeln måste kunna ändras beroende på gällande avtal.

Ersättningar och avdrag

I löneartsregistret finns också markerat om ersättningen ska beskattas eller ej, om den ska ingå i underlaget för arbetsgivaravgifter med mera. Det finns också uppgift om bokföringskonto.

Bland lönearterna finns också reseersättningar, traktamenten, reseförskott och annat som ska betalas eller dras från lönen. Du kan även få ovärderlig hjälp med komplicerade beräkningar av sjukavdrag, semesterdagar och semesterersättningar. I programmet finns förstås alla skattetabeller för att programmet ska kunna beräkna rätt preliminär skatt.

Absolut underhållsavtal

Ett bra löneprogram ska kontinuerligt uppdateras av programleverantören. Löneprogram är mer än något annat program en färskvara och blir snabbt inaktuellt med den fart som politikerna nu för tiden inför ändringar för till exempel sjukersättningar.

Speciellt i mindre företag är det praktiskt att få all information från den som levererat löneprogrammet. När det gäller bokförings- och faktureringsprogram kan du välja att inte ha underhållsavtal. När det gäller löneprogram ska du definitivt se till att teckna underhållsavtal som innehåller telefonsupport och löpande uppdatering av programmet.

Där skiljer det mycket mellan olika programföretag. De företag som är specialiserade på just löneprogram lever ju på detta och har därför en organisation för att uppdatera programmet och också att skicka ut information om ändringar. Vid smärre ändringar kan användaren ibland få uppgift om hur löneartsregistret ska ändras i stället för att leverantören skickar nya versioner. 

Välj fortsättning: