Kravspecen,. tips 14

Säljstödsprogram

Egentligen vore det naturligt att varje faktureringsprogram med ambitioner också skulle ha en säljstödsmodul.

Säljare med många kunder behöver stöd från kundregister och försäljningsstatistik. Dessutom finns ju ett antal eventuella kunder som ska bearbetas men som än så länge inte finns i företagets vanliga kundregister.

Två register

Det är ju i någon mån ett dilemma att det kan finnas många tänkbara kunder som inte bör finnas med i det ordinarie kundregistret. Samtidigt som ändringar i det vanliga kundregistret ska uppdatera säljarnas register.

Därför bör det i det integrerade programmet finnas två register, ett över företagets befintliga kunder och ett underordnat register över presumtiva kunder.

Importera kunder

Om säljstödssystemet inte är helintegrerat med faktureringssystemet finns det ändå möjligheter till någon mer eller mindre bra kommunikation mellan systemen.

Men då är du beroende av de import- och exportmöjligheter som finns i respektive program. Dubbla register är ju inte bara tidsödande utan det är också lätt att det blir fel. Det är så lätt att en ändring av adress, telefonnummer eller kontaktperson inte ändras på två ställen.

Nästa bekymmer är när säljarens kontaktregister finns på den portabla datorn. I och för sig är det lätt att koppla upp den portabla på nätet på kontoret eller mot den stationära datorn.

Registrera order

I vissa företag är det ju också så att säljarna registrerar order på den portabla och skickar dagens skörd över telefonlinjen till hemmadatorn.

Planeringskalender

Ett säljstödsprogram består i regel av ett register över kunder, en kalender för planering av din och andras tid och möten samt en aktivitetslista på vad som gjorts och ska göras. Rent praktiskt registreras kunder och tänkbara kunder antingen manuellt eller genom att läsa in ett befintligt register. Då är det bra om programmet har en enkel hantering för import av olika filformat, bland annat rena textfiler.

När kunderna finns på plats är det dags att komplettera med kontaktpersoner, kontaktpersonernas intressen och annat som kan vara av intresse. I ett säljstödsprogram är det en fördel om förnamn och efternamn registreras var för sig och även att postnummer och ort finns i olika fält.

Om det finns ett fält som innehåller bara förnamnet går det att konstruera personliga säljbrev som kan börja med "Hej Stig...". Även om mottagaren kanske vet att personligheten i brevet beror på ett bra datorprogram så visar det i alla fall att du ansträngt dig för att imponera på kunden!

Ring upp kunden!

När du har den aktuella kunden uppe på bildskärmen kan det vara dags att ringa upp honom. Ett klick på ringknappen och datorn ringer upp. Om du är uppkopplad på nätet förstås. Om du har noterat att kontaktpersonen är intresserad av tennis kan du öppna samtalet med att diskutera Australien Open eller vad det nu är för turnering som är aktuell.

Du antecknar tid för nästa sammanträffande direkt på skärmen. Noteringen kommer upp i din agenda noterad på rätt tid och dag. Du kan bli påmind om detta direkt när du slår på datorn om du så vill. Det går också att använda datorn som väckarklocka och påminna om något genom att den ger ifrån sig en lämplig signal.

Datorn är ingen fickalmanacka

Rent teoretiskt är det ju väldigt smart att använda datorn även för att boka möten och annat som hör hemma i almanackan. Å andra sidan har du inte datorn i innerfickan jämt och ständigt. Det finns i och för sig mycket handdatorer och mobiltelefoner som är bra för just för detta, men det förutsätter att du är intresserad av tekniken för att det ska fungera. 

Därför är det fortfarande den lilla fickalmanackan som är lättast att använda för att hålla ordning på sig själv.

Skriv brev till kunden!

Ett givet användningsområde för säljstödsprogram är att skriva säljbrev. Genom att kunderna kan delas in i kategorier går det att skräddarsy säljbreven. Utformningen kan ibland göras med hjälp av din ordinarie ordbehandlare.

Välj fortsättning: